外国籍エンジニアの雇用前に知っておきたい！雇用前・入社前・入社後の手続きを徹底解説

はじめに

「外国人を雇用するにはどんな手続きが必要？」

「外国人エンジニアに必要な在留資格って？」

「転職時や入社後の手続きは？」

こうした疑問をお持ちの方に、ぜひ読んでいただきたい記事です。

本記事では、外国人エンジニアをするにあたって、雇用前・入社前・入社後のそれぞれのステップで必要となる採用手続きを、わかりやすく解説しています。

なお、就労ビザの申請方法については、以下の記事でパターン別に詳しく解説していますので、あわせてご確認ください。

•  外国人エンジニア雇用時のビザ申請方法・パターン別に徹底解説！

本記事の最後には、 紹介する各申請書や届出等の一覧を掲載していますので、ぜひ最後までご覧ください。

【雇用前】外国籍エンジニアは日本で働けるの！？在留資格の種類を解説

外国人が日本で働くには、主に出入国在留管理庁が交付する有効な在留カード（就労ビザ）または、特別永住者証明書を所持している必要があります。

そのため、外国人エンジニアが働けるか働けないかは、適切な在留資格での就業許可がおりているかいないかで、判断をする必要があります。在留カードの期限が切れていた、在留資格と業務内容に相違があるなど、確認すべきことを知らないだけで、不法就労助長罪になります。罰則が科せられることのないよう、注意しましょう。

警視庁、 外国人の適正雇用についてより抜粋:

• ”罰則　3年以下の懲役若しくは300万円以下の罰金又はその併科” 

外国人エンジニアとして働けるのは、２９種類の在留資格の中から、「技術・人文知識・国際業務」、「高度専門職１号ロ」の２つと、就業に制限のない在留資格である「永住者」、「日本人の配偶者等」、「永住者の配偶者等」、「定住者」と、特別永住者証明書を所持している方です。

それでは、在留カードと特別永住者証明書の有効の有無を、次の４つのステップで確認してみましょう。

ステップ①：偽変造された在留カード、特別永住者証明書ではないか？

残念なことに、中には偽変造された在留カード、特別永住者証明書を持っている外国籍の方がいます。法務省や出入国在留管理庁で紹介している、便利な確認方法をこちらで紹介します。

在留カード、特別永住者証明書の確認ポイント

• 失効していないか

  • 出入国在留管理庁の在留カード等番号失効情報照会にて、確認をしましょう。

• 直接確認

  • 雇用前に、直接確認する機会があれば、カードの文字色の変化、ホログラムの動き、透かし文字、文字の反転の有無など、スムーズに確認が出来るよう、事前に法務省が公開しているガイドを確認しましょう。

• 読取アプリの活用

  • 出入国在留管理庁の読取アプリケーションで在留カード、特別永住者証明書を読み込むことで、ICチップに登録された内容と、手元のカードに記載された内容が正しいか、確認が出来ます。

※注意: 在留カード、並びに特別永住者証明書は、外国人にとって大切な身分証明書です。実際に上記を確認する際は、必ずご本人の同意を得たうえで実施して下さい。

ステップ②：在留カード表面の「有効期限」と「就労制限の有無」の確認

写真引用： Wikimedia

上記の写真内にある、赤枠①②に記載がある、①有効期限内であること、②就労制限の有無を必ず確認しましょう。

ここで、就労制限の有無に書かれている５つを紹介します。

1.) 就労制限なし

• 在留資格：「永住者」、「日本人の配偶者等」、「永住者の配偶者等」、「定住者」をもつ外国人。

• 日本人同様に、単純労働も含め、どのような就労でも認められています。

2.) 在留資格に基づく就労活動のみ可

• 在留資格：「技術・人文知識・国際業務」、「技能」等をもつ外国人。

• 在留資格の範囲内でのみ、就労が可能です。

3.) 指定書記載機関での在留資格に基づく就労活動のみ可

• 在留資格：「技能実習」をもつ外国人。

• 技能実習生に制限されるものですので、技能実習を実施する機関のみ採用が可能です。

4.) 指定書により指定された就労活動のみ可

• 在留資格：「特定活動」をもつ外国人。

• 大学等を卒業後の就職活動中の方や、ワーキングホリデーなどで滞在している外国人が対象です。指定書の確認が必須です。

5.) 就労不可

• 在留資格：「留学」、「家族滞在」、「短期滞在」、「文化活動」、「研修」をもつ外国人。

• 残念ながら、原則として、就労が認められておりません。ただし、上記の在留資格者であっても、一部アルバイトが認められている場合がありますので、次のステップ④にてどんな場合があるか確認してみましょう。

ステップ③：在留カード裏面の「資格外活動許可」の確認

表面に記載されている在留資格が、「留学」、「家族滞在」等であっても、在留カード裏面の左下、資格外活動許可欄に、何か記載されていないか確認しましょう。

ここで、資格外活動許可欄に書かれている２つを紹介します。

1.) 許可：原則週２８時間以内・風俗営業等の従事を除く

• 在留資格：「留学」、「家族滞在」等をもつ外国人。

• アルバイトのような就労が可能です。

2.) 許可：資格外活動許可書に記載された範囲内の活動

• 在留資格：「教育」、「技術・人文知識・国際業務」、「技能」等をもつ外国人。

• 資格外活動許可書内の新たに許可された活動の内容に記載されている範囲内で、就労が可能です。

※注意: 資格外活動許可を得ている方は、就労時間や就労場所に制限がある場合もありますので、必ず上限を確認しましょう。詳しくは、資格外活動許可を確認し、採用をしましょう。

ステップ④：在留資格で定められた就労内容か否かの確認

ここで、在留資格で定められた就労内容なのか確認するのに便利な、就労資格証明書を紹介します。就労資格証明書とは、外国人が所持している在留カードは、具体的にどのような就労資格があるのかを確認することが出来ます。

雇用を検討している外国籍の方に、就労資格証明書を発行してもらって下さい。申請から交付までに、１〜３ヶ月かかると言われていますので、申請は早めをオススメします。

まだ在留カードを持っていない海外からの外国人エンジニアの採用、並びに、就労資格証明書で確認をしたところ、在留資格の変更が必要な方は、【外国人エンジニア雇用時のビザ申請方法・パターン別に徹底解説！】にてご確認下さい。在留資格変更許可申請書を申請してから２週から１ヶ月後に申請結果が分かるとされています。

【入社前】入社前に準備することとは？

ここでは、入社前にしなくてはいけないことを、３つ紹介します。

①雇用契約書の締結、並びに労働条件通知書の明示

こちらは、日本人の採用時と変わらず、事前に準備をしましょう。

労働条件通知書は労働基準法で発行が義務付けられていますが、雇用契約書の発行は義務付けられていません。だったら、雇用契約書はなくても良いのでは？と考える方もいるかもしれませんが、雇用契約書は、雇用主と労働者の双方が雇用契約内容に合意をしたことの証明になります。後から知らなかった！とならないよう、必須項目を含めて全てを明記しましょう。そして、同一労働同一賃金を順守しましょう。

外国人の採用時は、通常の日本語の雇用契約書、労働条件通知書の他に、労働者の母国語のものを交付するのも一つの手段です。その際は、日本語と他言語で差異が無いよう気をつけて下さい。

では、日本人の採用時に記載する内容の他に、更に追記すると良い内容を紹介します。

• 外国人ならではの雇用契約書の記入例

• 雇用契約が有効になる場合の条件と、無効になる場合の条件

• 有効な在留資格を取得し次第、有効になることや、就労ビザの更新の許可が出なかった場合など何かしらの理由で、在留資格を喪失した場合は、契約終了となること（停止条件付雇用契約）を、必ず明記しておきましょう。

• 従事する業務の内容

• 在留資格内の業務内容であり、就労資格証明書と比較して、矛盾がないように気をつけましょう。

• 雇用契約の期間

  • 外国人の在留期間を超えないよう気をつけましょう。

  • 契約更新の基準、条件、契約終了後についてなど、双方に誤差が発生しないよう、明確に示しましょう。

• 契約内容の理解の確認

  • 日本語を第二言語として話す外国人と契約をする場合など、外国人の日本語の理解に不安が残る場合は、雇用者と労働者間で相違が発生しないよう、労働者が契約内容を正しく理解したことを、雇用契約書内に一言簡単に明記してもらいましょう。

• 外国人ならではの労働条件通知書の記入例

• 厚生労働省の「外国人労働者向けモデル労働条件通知書」では、英語のみならず、１３カ国の言語に対応していますので、ぜひご参照ください。

②在留カードの在留資格変更の許可がおりたか否かの確認

雇用前に行った、在留資格変更の許可がおりたかを、必ず入社前までに、確認しましょう。

③住居地の変更届出

転職に伴い居住地を変更した場合や、日本に引っ越して来た場合などに、必要な届出です。

外国人本人が役所の窓口で、引っ越した日から１４日以内に行う必要があります。手数料はかからず、必要なものは在留カードです。

市町村の窓口は、一部を除き、平日のみの受付時間ですので、計画的に行いましょう。

【入社後】入社前よりも多い？入社後に行うべき手続きとは

ここでは、入社後にしなくてはいけないこと、４つを紹介します。

①外国人雇用状況届出の提出

在留カードを所持する外国人を雇用する事業主の方は、ハローワークへ「外国人雇用状況届出」の提出をすることが義務付けられています。

以下、厚生労働省 - 外国人雇用状況の届出についてより抜粋したものです。

“労働施策の総合的な推進並びに労働者の雇用の安定及び職業生活の充実等に関する法律に基づき、外国人を雇用する事業主の方に対し、外国人労働者（在留資格「外交」、「公用」及び特別永住者を除く）の雇入れ及び離職の際に、「外国人雇用状況の届出」を義務づけています。（届出を怠ったり、虚偽の届出を行った場合には、30万円以下の罰金の対象となります。）”

雇用保険被保険者になる場合、雇用保険被保険者資格取得届、または雇用保険被保険者資格喪失届の提出により、外国人雇用状況の届出を行ったとみなされます。

雇用保険被保険者でない場合、外国人雇用状況届出の提出が必要になりますので、必ず行いましょう。

雇用保険被保険者資格取得届、雇用保険被保険者資格喪失届、外国人雇用状況の届出を提出する際に必要なものは、外国人が所持している在留カードまたはパスポートです。

在留カードまたはパスポート内に記載された通り、正しく記入したものを提出しましょう。

なお、提出の際に、在留カードの写しは必要ありません。

一部の在留資格を所持している外国人の採用時に、外国人雇用届が必要か否か、厚生労働省のQ&Aに出ておりますので、是非こちらもご活用下さい。

• 外国人の雇入れ時

※雇用保険被保険者の場合の、雇用保険被保険者資格取得届は、外国人雇用状況の届出の手続きも含まれています。

• 外国人の離職時

詳しくは、厚生労働省発行のPDFをご確認下さい。

②出入国在留管理庁へ所属機関等の届出の提出

転職・退職した場合、雇用される外国人と雇用する企業の方の両者が、受け入れ開始日から１４日以内に出入国管理庁へ、所属機関に関する届出を提出する必要があります。こちらも「出入国在留管理庁電子届出システム」にてオンラインでの提出が可能です。

ご参考までに、在留資格別のリンクを添付しましたので、ご活用下さい。

• 【外国人本人】在留資格が、教授、高度専門職１号ハ、高度専門職２号（ハ）、経営・管理、法律・会計業務、医療、教育、企業内転勤、技能実習、留学、研修の場合は、こちら。

• 【外国人本人】在留資格が、高度専門職１号イ又はロ、高度専門職２号（イ又はロ）、研究、技術・人文知識・国際業務、介護、興行、技能、特定技能の場合は、こちら。

• 【雇用する企業の方】在留資格が、教授、高度専門職、経営・管理、法律・会計業務、医療、研究、教育、技術・人文知識・国際業務、企業内転勤、介護、興行、技能、研修の中長期在留者を受け入れる際は、こちら。

③健康保険、厚生年金保険の加入

日本人採用時同様、上記の加入手続きが必要です。健康保険、厚生年金保険は、受け入れ開始日から５日以内に提出しなくてはいけませんので、期日に気をつけましょう。

日本での就労経験がない外国人にとっては、健康保険、厚生年金保険が何なのかよく分からない場合もあるかと思います。その際は、日本年金機構で英語を含め１４言語で案内がありますので、ぜひご活用下さい。こちらの『社会保険制度加入へのご案内』も合わせてご確認下さい。

④入社後も、在留カードの有効期限を気にかける

在留カードの在留期間を超えての在留は、不法滞在となり、違法です。不法滞在者を雇用している会社も、不法就労助長罪に該当しますので、十分気をつけましょう。

在留期間更新許可申請は、在留期間の３ヶ月前からの申請が可能ですので、先のスケジュールを事前に確認しておきましょう。

外国人採用時に注意するポイント

• 日本人と比べて、入社までに時間がかかる

在留カード等の手続き関連で、時間が多くとられる場合があります。
時間に余裕を持って採用活動をしましょう。

• 有効な在留カードを持っているか否かの確認

「在留カードを持っている＝誰でも就労出来る」とは限りません。
在留資格によっては、制限があるものや、変更が必要な場合もあります。

• 在留資格の定られた範囲内であるか否かの確認、並びに範囲内での業務の徹底

範囲内か否かは、就労資格証明書で確認できます。
申請から受取まで３ヶ月程かかる場合があるといわれています。
早めに確認し、必ず在留資格の定られた範囲内での雇用をしましょう。

• 在留資格の変更が必要か否かの確認

在留資格の変更が必要な場合は、在留資格変更許可申請をしましょう。

• 外国人雇用状況届出の提出

雇用保険被保険者になるかならないかで、提出期限が異なります。
必ず期日内に、ハローワークへ提出しましょう。

• 所属機関等の届出の提出

在留資格によって届出るものが異なります。
在留資格を確認し、正しい届出を、受け入れ開始日から１４日以内に提出しましょう。

• 所属後も、在留カードの在留期間を気にかける

在留カードの在留期間が切れたままでの雇用は、違法です。
在留カードの在留期間が切れる前に、在留カードの更新を促しましょう。

• 日本人同様、労働条件を守って雇用する

当たり前のことですが、日本人同様、必ず労働基準法を守った上で、雇用しましょう。

• 日本の社会保険制度の説明並びに加入

初めて日本で就労する方は、理解が不十分な場合もあります。
しっかりと説明をした上で、加入手続きを行いましょう。

手続き一覧

この記事で出てきた、各申請書、届出等を一覧にまとめました。雇用予定の外国人エンジニアに合わせて、必要な手続きを確認し、外国人本人がする手続き、企業の担当者がする手続き、どちらも漏れのないよう気をつけましょう。標準処理期間や、届出期間にも十分注意しましょう。

※こちらは、日本人雇用時に行う手続きの他に、外国人雇用時に追加でしなくてはならない手続きです。日本人雇用時同様の手続きも忘れずにしましょう。

証明書、申請書一覧

届出一覧

最後に

今回は、雇用時・入社前・入社後と、シーンごとに必要な手続きをご紹介しました。手続きの内容によっては、提出期限が短いものや、申請後に時間を要するものがありますので、事前準備をしっかり行い、計画的に外国人の採用をしましょう。